Die Weboberfläche von sphairas ist so einfach und schlank wie möglich gehalten. Jeder Lehrer/jede Lehrerin kann nur seinen/ihren eigenen Unterricht sehen und bearbeiten; Klassenlehrkräfte können zusätzlich die Zensureneinträge für ihre ganze Klasse sehen und Zeugnisse im Vorschaumodus erstellen. Die Weboberfläche sollte einfach und intuitiv ohne viele zusätzliche Erklärungen bedienbar sein. Fragen, die sich trotzdem hin und wieder ergeben, werden hier beantwortet.
In Fächer > Unterricht kann unterhalb der Liste eine Datei im pdf-Format erstellt werden, die heruntergeladen und gedruckt werden kann. Alternativ kann eine csv-Datei in zwei verschiedenen Kodierungen erstellt werden, die z. B. in einem Tabellenverarbeitungsprogramm zur weiteren Verarbeitung geöffnet werden kann.
In der Klassenansicht können über Erstellen Zensurenlisten und Zeugnisse im Vorschaumodus in Form von pdf-Dateien erstellt werden. Die Dateien können heruntergeladen und gedruckt werden.
In der Grundeinstellung ist nur eine Eingabe von Zensurenbewertungen für den eigenen Unterricht möglich. Die Auswahl ist auf das voreingestellte Notensystem des Unterrichts beschränkt. Ersatzeinträge (z. B. für nicht erteilten Unterricht oder Befreiungen) liegen i. A. nicht in der Verantwortung der einzelnen Lehrkraft und werden daher mit den Unterrichts- und Schülerdaten importiert bzw. über die Datenbankverwaltung hinzugefügt.
In der Klassenansicht werden durch Klicken auf das schwarz-weiße Dreieckssymbol links neben dem Namen der Schülerin/des Schülers die Eingabefelder für zusätzliche Zeugnisangaben geöffnet.
Solange für das aktuelle Halbjahr keine Fehltage eingetragen wurden, werden grau hinterlegt eventuell vorhandene Fehltage aus dem vorhergehenden Schulhalbjahr angezeigt. Damit kann z. B. die Summe der Fehltage für beide Halbjahre am Ende des Schuljahres leicht berechnet oder überprüft werden.
Sobald die Klassenlehrkräfte Kopfnoten eingetragen haben, werden diese bis zum Ende des Halbjahres den Fachlehrkräften als Kopfnoten-Vorschläge angezeigt. Die Fachlehrkräfte können diesen Vorschlag entweder übernehmen oder einen eigenen Eintrag machen.
In der Grundeinstellung können Sie Textbemerkungen aus einer Reihe von voreingestellten Standardbemerkungen auswählen. Die Auswahlmöglichkeit wird durch die Datenbankverwaltung vorgegeben. Je nach Einstellung sind darüber hinaus noch freie Textbemerkungen möglich.
Für jeden Fachunterricht können in der Datenbankverwaltung mehrere Listen angelegt werden. In der Grundeinstellung werden neben der Zeugniszensurenliste in der Listen zum Sammeln von Kopfnoten angelegt (Sekundarstufe I). In diesem Fall können die Fachlehrkräfte in der Auswahlliste für ihren Kopfnoteneintrag auch den Vorschlag der Klassenlehrkräfte sehen sowie ggf. auch die Auswahl Vorschlag machen, wenn sie dem Vorschlag der Klassenlehrkräfte folgen möchten. Den Klassenlehrkräften steht eine Übersicht über die Eintragungen der Fachlehrkräfte zur einschlägigen Verwendung zur Verfügung.
Bei Grundschulen werden in der Fachansicht durch Klicken auf das schwarz-weiße Dreieckssymbol links neben dem Namen der Schülerin/des Schülers ggf. die Eingabefelder für Ankreuzzeugnisse geöffnet. Voraussetzung dafür ist, dass in der Datenbankverwaltung für den entsprechenden Grundschulunterricht Ankreuzzeugnisse vorgesehen sind.